Bullet journal: plannen van maand, week en dag

Onlangs schreef ik dit blog over mijn ideale jaarplanner en hoe fijn ik de bullet journal vind. Hier het beloofde vervolg over het plannen van maand, week en dag. Slechts vijf minuten per dag investeren en de kans dat je iets vergeet tot een minimum beperken. Hoe? Lees snel verder!

Symbolen
Om de bullet journal op de juiste manier te gebruiken, moet je een paar symbolen kennen. Die zorgen ervoor dat je precies weet hoe het ervoor staat met een taak of gebeurtenis. Ik licht ze toe.

Taak: Dit symbool zet je voor elke willekeurige taak die je moet of wilt doen. Het open vakje kun je invullen als je hier iets mee gaat doen.

Taak gestart: Zodra je met een taak bent gestart, zet je een schuine streep in het vakje. Zo weet je dat je ermee bezig bent.

Taak voltooid: Als de taak volledig is uitgevoerd, kleur je het vakje helemaal in. Daar hoef je dus niet meer naar om te kijken.

Taak gecanceld: Het kan voorkomen dat je een taak hebt opgeschreven die niet meer van toepassing blijkt te zijn. Zet een kruis in het vakje. Ook hier hoef je niet meer naar om te kijken.

Taak verplaatst: Als je de taak niet uit kunt voeren in de maand/week of op de dag waarbij je deze hebt genoteerd, dan verplaats je de taak. Je zet dan bij de verkeerde periode/dag een pijltje naar rechts. Let op: dit doe je pas nadat je de taak eerst ergens anders hebt genoteerd, zodat je deze niet kunt vergeten.

Taak ingepland: Een maandelijkse of wekelijkse taak moet uiteindelijk nog op een specifieke dag komen te staan. Zodra je een maandelijkse taak bij een week hebt gezet of een wekelijkse taak bij een dag, dan noteer je een pijltje naar links in het vakje. Zo weet je dat je deze taak elders weer ziet verschijnen en dus niet kan vergeten.

Gebeurtenis: Gelukkig bestaat ons leven niet alleen uit taken, maar maken we ook dingen mee. Als je die wilt noteren, gebruik je een open rondje. Als de gebeurtenis achter de rug is, kun je die eventueel nog inkleuren.

Afspraak/ontmoeting: Een afspraak in je agenda noteer je door er een driehoekje voor te zetten. Zo valt deze op tussen de andere taken. Na de afspraak kun je het driehoekje inkleuren.

Notitie: Als je een notitie wilt maken, zet je hier een punt voor. Zo kun je de gemaakte aantekeningen makkelijker terugvinden tussen de taken en afspraken. Als het een hele uitgebreide notitie betreft, is het verstandiger om hier een aparte pagina voor aan te maken en die ook in de index te vermelden.

Urgent: Als een taak of afspraak urgent is, kun je die markeren met een sterretje. Dat zet je dan voor het vakje of driehoekje zodat deze opvalt.

Deadline: Een deadline wil je niet vergeten en daarom kun je een taak markeren met een uitroepteken. Zet het uitroepteken voor het vakje en noteer de datum eventueel bij de taak.

Maandelijkse planning
Nu de symbolen bekend zijn, kunnen we daadwerkelijk aan de slag met de planning. Allereerst de maandelijkse planning.

Op de foto zie je dat ik voor de maanden van het jaar een braindump in de index heb opgenomen. Die braindump geeft een overzicht van de maand en je bent vrij daarin te noteren wat je zelf handig vindt. Ik doe het als volgt.

Aan het einde van elke maand ga ik er even voor zitten om de braindump van de nieuwe maand aan te maken. Dat was onlangs dus die van januari. Bovenaan noteer ik de maand en teken ik een kalendertje. Zo kan ik makkelijk bekijken welke datum op welke dag en in welke week valt. Zie de foto bovenaan dit blog.

Verder vind ik het handig om per maand het rooster te noteren dat ik gebruik voor Bijbellezen. Ik noteer de dagen 1 t/m 31 onder elkaar en schrijf erachter welk gedeelte ik op welke dag wil lezen. Naast de kolom ‘Bijbellezen’ maak ik de kolom ‘Agenda’. Ook hier schrijf ik de dagen 1 t/m 31 onder elkaar en daarachter schrijf ik de activiteiten die wij ’s avonds hebben. Ik vind het belangrijk dat Johannes en ik regelmatig een avond samen thuis zijn en deze manier geeft goed inzicht in de drukte van onze avonden. Ook kan ik in één oogopslag zien of J. en ik een dubbele afspraak hebben en er dus oppas geregeld moet worden.

Op de volgende pagina van de maandelijkse braindump noteer ik de taken van die maand, onder het kopje ‘Braindump’. Dat kunnen dingen zijn die echt die maand moeten gebeuren – bijvoorbeeld taken met een deadline. Maar er staan vaak ook dingen bij die ik graag zou willen realiseren. Eigenlijk kun je alles noteren wat in je opkomt en wat je misschien wel zou kunnen doen die maand. Gedurende heel de maand kun je dit lijstje aanvullen. Ik reserveer er per maand een pagina voor en noteer alleen de algemene omschrijving van een taak. Subtaken noteer ik bij de wekelijkse of dagelijkse braindump.

Aan het einde van de maand – als je de braindump voor de volgende maand gaat maken – kijk je met welke dingen nog niets is gedaan, dus waar het vakje nog helemaal open is. Deze kun je noteren bij de braindump van de volgende maand. En als de taak niet meer van belang blijkt te zijn, zet je er een kruisje in om aan te geven dat het is gecanceld.

Wekelijkse planning
De wekelijkse planning staat in mijn index onder het kopje ‘dagelijks’. Dus zoals je op de vorige foto kan zien, staat die van week 1 op pagina 19, gevolgd door de dagelijkse planning.

Aan het einde van elke week maak ik de planning voor de komende week. Bovenaan noteer ik het weeknummer en de bijbehorende data, zie foto. Daaronder noteer ik eventueel bijzondere gebeurtenissen die week, zoals bijvoorbeeld een verjaardag (die haal ik van het lijstje met bijzondere data, elders in mijn bullet journal).

Dan volgt de wekelijkse braindump. Ik noteer hier de taken die in de betreffende week gedaan moeten worden of die ik graag zou willen doen. Ik pak er altijd de maandelijkse braindump bij, zodat ik geen taken kan vergeten die ik daar heb genoteerd. Als een taak verschuift van de maandelijkse naar de wekelijkse braindump, noteer ik een pijltje naar links bij de maandelijkse taak (deze is dan ingepland). Gedurende de hele week kan ik taken die me te binnen schieten aan het lijstje toevoegen.

Aan het einde van de week – als je de braindump voor de volgende week gaat maken – kijk je met welke dingen nog niets is gedaan, dus waar het vakje nog helemaal open is. Deze kun je noteren bij de braindump van de volgende week. En als de taak niet meer van belang blijkt te zijn, zet je er een kruisje in om aan te geven dat het is gecanceld. Taken die nog niet volledig zijn afgehandeld, kun je ook bij de braindump van de komende week zetten.

Dagelijkse planning
Veel mensen werken met losse to-do-lijstjes, maar in de bullet journal is de dagelijkse planning de ideale vervanger. Je hebt geen rondslingerende briefjes meer en bovendien de maandelijkse en wekelijkse planning bij de hand. Aan het einde van elke dag ga ik er even voor zitten om de dagelijkse planning te maken.

Allereerst kijk ik in mijn agenda of er afspraken of gebeurtenissen staan. Zo ja, dan noteer ik die met een driehoekje of rondje. Daaronder noteer ik de taken die gedaan moeten worden. De bullet journal leg ik vervolgens op een plek waar ik er makkelijk even in kan kijken.

Gedurende de betreffende dag noteer ik nieuwe taken of notities en werk ik het bij als ik ergens aan begonnen ben of als iets is afgerond. Het fijnste is het natuurlijk als alles aan het einde van de dag is gedaan. Zo niet, dan wordt de taak doorgeschoven naar de volgende dag.

Deze foto is zojuist – einde van de morgen – genomen en je ziet dat ik al dingen heb afgerond, aan taken ben begonnen en er nog wat zaken openstaan. Hopelijk is alles vanavond ingekleurd!

Het was een lang verhaal en je denkt nu misschien ‘pfoeh.. lijkt me ingewikkeld’. Dat valt heel erg mee! De omschrijving en uitleg is uitgebreid, maar de toepassing is in de praktijk heel makkelijk. Het is gewoon een kwestie van gaan doen. Je zult merken dat het je hoofd leeg maakt omdat je nu je bullet journal hebt waarin je alles – maar dan ook alles – kunt noteren. Het kost vijf minuten per dag, maar de kans dat je iets vergeet, is tot een minimum beperkt! Ideaal toch, zo’n bullet journal?!