De kalender-map: weg met rommel en gezoek

by flourishlikeapalmtree · 8 januari 2016

Een stapel, bakje of laatje met losse papieren, enveloppen en knipsels. Herken je dat? Ik denk dat ieder huis wel iets dergelijks heeft waar de dingen worden bewaard die je op korte of langere termijn nodig hebt. Zo ook hier. En het was een grote ergernis! Niet alleen omdat ik het rommelig vond, maar ook omdat ik datgene wat ik daaruit nodig had toch nog niet altijd snel genoeg kon vinden of vergat dat ik het daar had.

Je kunt je administratie nog zo op orde hebben, maar sommige dingen horen niet echt bij een bepaald onderwerp . Of het is gewoon veel handiger om het bij de hand te hebben in plaats van ergens in een doos of ordner. Ik denk bijvoorbeeld aan de volgende dingen:

afspraakkaarten voor de tandarts, orthodontist, fysiotherapeut, etc.
briefjes met informatie of routebeschrijving die je bij een uitnodiging kreeg
tickets of toegangskaartjes die je toegestuurd hebt gekregen of al hebt uitgeprint
kaartjes die je vooraf geschreven hebt en op een bepaald moment wilt versturen
reserveringsbevestiging voor een vakantie of iets dergelijks
kortingsbonnen of cadeaukaarten die je op een bepaald moment wilt inwisselen
lijstjes met actiepunten of boodschappen die je nu al hebt gemaakt voor later
knipsels van artikelen of recepten die je op een later moment wilt lezen of uitproberen

De genoemde lijst is uiteraard nog veel verder uit te breiden, maar je snapt hopelijk welke soort papieren en knipsels ik bedoel. Ik wilde graag een oplossing voor die losse stapel en heb die gevonden! Het is eigenlijk heel simpel. Het enige wat je nodig hebt, is een map, 43 doorzichtige hoesjes (showtassen) en 43 tabbladen.

Het werkt als volgt. Vooraan in de map doe je 31 tabbladen met een hoesje achter elk tabblad. Deze 31 tabs staan voor de dagen van de maand en dat zijn er maximaal 31. Daarachter doe je 12 tabbladen met een hoesje achter elk tabblad. Je raadt het waarschijnlijk al, dat zijn de 12 maanden in het jaar. Vandaar de 43 tabs en 43 hoesjes.

Het is nu slechts een kwestie van je losse stapel erbij pakken en het in het juiste hoesje doen. We leven nu in de maand januari, dus de tabs 1 t/m 31 (de dag-tabs) gelden voor deze maand januari. Dingen die ik niet in januari nodig heb, doe ik achterin de map in het hoesje bij de juiste maand. Aan het begin van elke nieuwe maand pak je het verzamelhoesje bij de maand-tabs en sorteer je die in in de hoesjes van de dag-tabs. Zo heb je alles op een geordende manier bij elkaar voor een heel jaar lang! Geen rommel meer en weg met gezoek. Een paar voorbeelden.

Ik moet deze maand naar de tandarts en de afsprakenkaart heb ik bij de dag-tab van die bewuste dag gedaan. Dan hoef ik die t.z.t. niet meer uit een hele stapel te vissen.

Als ik een uitnodiging krijg, zoals een trouwkaart, zit er meestal een briefje bij met aanvullende informatie. Die kwam bij mij steevast in de grote stapel terecht. Maar als ik even wilde kijken of ik nog iets moest voorbereiden, begon het zoeken. Met deze kalender-map hoef je alleen bij de bewuste dag-tab of maand-tab te kijken (en je kunt in je agenda zien welke dat is) en je hebt het briefje zo gevonden.

Reserveringen voor bijvoorbeeld een vakantie maak je meestal langere tijd van tevoren. De bevestiging die je krijgt (of uitprint) kun je nu heel handig opbergen bij de maand-tab waarin je op vakantie hoopt te gaan. Datzelfde geldt voor tickets of toegangsbewijzen voor een bepaald evenement. Op de dag van vertrek hoef je maar in één hoesje te kijken om te vinden wat je nodig hebt.

Een laatste voorbeeld. Meestal kom ik er te laat achter dat ik iemand een kaartje had moeten sturen voor bijvoorbeeld een verjaardag. Met deze kalender-map kun je de kaarten al vooruit schrijven, zonder dat je op de bewuste dag vergeet om die kaart ook daadwerkelijk te posten. Slechts een kwestie van elke dag even in de kalender-map kijken of er iets inzit dat je niet moet vergeten.